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GESTĀO DE CONDOMÍNIO 26 de agosto de 2021

3 dicas de otimização dos serviços de portaria em um condomínio

Pessoas entrando e saindo, pedidos a serem organizados, identificados e entregues, membros do condomínio pedindo ajuda com as compras, entre muitos outros serviços de portaria. Você já testemunhou ou viveu uma situação como essa?

É fácil compreender o porquê de as regras de condomínio serem um ponto que requer atenção especial do síndico, pois sem um mínimo de organização, erros podem acontecer, causando transtornos ou até colocando em risco a segurança de todos.

Ter uma portaria de condomínio organizada é um grande desafio, mas, hoje, separamos 3 grandes dicas para te ajudar a otimizar da melhor maneira. Acompanhe.

O que é a portaria?

Antes de irmos às dicas de otimização da gestão condominial, já pararam pra pensar o que é, de fato, uma portaria? Muitas pessoas costumam achar que guarita e portaria são a mesma coisa, mas não são. Algumas características as tornam diferentes uma da outra.

As guaritas são construções de pequeno porte, com a finalidade de abrigar uma pessoa, que protege um certo local, durante seu turno de trabalho. Já as portarias são maiores e mais complexas, podendo abrigar mais de uma pessoa, servindo como o ponto principal para controle de acesso ao condomínio.

As recepções e hall de entrada também podem ser referidas como portaria, pois é o ambiente onde o porteiro trabalha. De maneira tradicional, há um funcionário presente no local, mas com o avanço da tecnologia, muitos condomínios e síndicos optam pela portaria remota, onde uma central virtual autoriza o acesso dos visitantes ou não à infraestrutura.

3 dicas de otimização dos serviços de portaria 

Sabendo o que é portaria, vamos ao mais importante. Como otimizar os serviços de portaria? Confira 3 dicas para te ajudar agora mesmo:

1) Defina as regras de condomínio

A ausência de padrões e organização pode levar a erros tanto pela parte da portaria, pois não há uma orientação para o trabalho de rotina, quanto para os moradores, que podem interferir nos processos organizacionais do condomínio.

Sendo assim, é importante que haja regras e que elas sejam devidamente apresentadas aos funcionários. Se um membro do condomínio ou algum dos profissionais quebrar alguma diretriz, haverá um documento como base para as providências necessárias.

2) Qualifique os funcionários

Como abordamos no item anterior, é necessário que as regras do condomínio sejam apresentadas aos funcionários e, para isso, os treinamentos são necessários, garantindo a plena segurança dos membros e de todo o prédio.

O porteiro, por exemplo, deve conhecer as regras e cumprir exatamente como foram escritas. Por isso, é necessário que o síndico ofereça todo o suporte e formação adequados, certificando sua qualificação para exercer as funções.

3) A entrega de encomendas não é da responsabilidade do porteiro

O porteiro deve receber as encomendas e cartas na portaria. Entretanto, a entrega de todas elas, para cada membro, não é função específica dele. Imagine que ele tenha de deixar o seu posto para fazer isso. O condomínio pode correr sérios riscos de segurança, caso não haja ninguém certificando o acesso de carros e pessoas.

A tecnologia como aliada da portaria de condomínio

Pensando nas dicas abordadas no tópico anterior, é importante saber que a tecnologia e seus recursos digitais estão se tornando cada vez mais necessários ao segmento da gestão condominial, otimizando os serviços de portaria e controle de acesso de pessoas e prestadores de serviço.

O conceito de condomínio 4.0 é uma realidade cada vez mais presente. O nome é dado às infraestruturas que estão se equipando com tecnologias, para garantir mais segurança e eficiência nos processos do condomínio.

Podemos tomar como exemplo o crescimento de encomendas e delivery, que aumentou entre 40% e 70% durante a pandemia. O recebimento, a guarda, comunicação e entrega geram um alto custo para o condomínio, além de superlotar a portaria com pacotes, sobrecarregar os funcionários com demandas ou eventuais perdas/danos de encomendas e outras situações.

A Limelocker pode ajudar sua gestão condominial

Com base no exemplo apontado anteriormente, a Limelocker é uma solução tecnológica perfeita para a entrega de encomendas em condomínios! São mais de 8 anos de experiência, inovando e oferecendo segurança e comodidade aos condomínios.

Em nosso cloud shopping, os membros do condomínio podem fazer suas encomendas, recebendo a notificação da chegada das mesmas pelo próprio app. Além disso, a portaria também recebe a notificação por ter um aparelho específico para isso.

As encomendas ficam protegidas e só podem ser retiradas com a senha ou QR Code disponibilizados no app. Isso é liberdade, segurança, comodidade e praticidade no dia a dia, além de contribuir para a logística e organização dos serviços de portaria.

Entre em contato com a gente e conheça os nossos serviços e soluções com mais detalhes. São diversos tipos de pacotes e modelos de implantação, de acordo com a necessidade de cada condomínio. Que tal formarmos uma corrente do bem? Faça parte deste movimento!

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SAC